מערכת mybooks מאפשרת להפיק מסמכים בצורה אוטומטית על בסיס תקופתי, באמצעות ממשק הריטיינר. 

לממשק מספר אפשרוית ומאפיינים מתקדמים:

1) הפקה של מגוון מסמכים: חשבונית מס, חשבונית עסקה, חשבונית מס קבלה או קבלה

2) חיוב אוטומטי בכרטיס אשראי על בסיס תקופתי (הוראת קבע)

3) הפקה על בסיס חודשי, דו חודשי, רבעוני, חצי שנתי או שנתי

4) הקמה של חבילות חיוב קבועות, או חבילה משתנה

5) שליחה אוטומטית של המסמך למייל הלקוח

6) דוח חיובים ושגויים

במאמר זה נסקור את המסכים השונים להגדרת הריטיינר ואת האפשרויות השונות שהמערכת מציעה. 

כדי להשתמש בהגדרות הריטיינר לחצו על הלינק בתפריט הימני:

לאחר מכן תגיעו למסך בעל שלוש לשוניות: רשימת הרשאות חיוב, הגדרת תוכניות ודו"ח חיובים.

הגדרת תוכניות (אופציונלי)

הגדרת תוכנית מאפשרת לייצר מספר שורות מוצר (בדומה לשורות המוגדרות בכל חשבונית מס), אשר ישמשו אתכם לחיוב חוזר ללקוחות שונים. כלומר, ניתן להגדיר "חבילה" הכוללת מספר מוצרים, לדוג': טלפון סלולרי במחיר 400 ש"ח והתקנה במחיר של 300 ש"ח, ולחייב מספר לקוחות בחבילה זו באמצעות ממשק הריטיינר, מבלי שתצטרכו להגדיר את המוצרים והמחירים בכל פעם מחדש. 

היכנסו ללשונית "הגדרת תוכניות חיוב" ושם תופיע רשימת התוכניות הקיימות שלכם. ניתן להקים תוכנית חדשה על ידי לחיצה על הכפתור "הוסף חבילה" בצד השמאלי של המסך.

הגדירו שם עבור התוכנית שלכם והוסיפו שורות לחיוב. לאחר מכן לחצו על שמור בצד שמאל למטה.

ניתן לחזור ולערוך את התוכניות בכל עת בעת לחיצה על שם התוכנית במסך המכיל את טבלת התוכניות.

הגדרת הרשאת חיוב (ריטיינר)

לחצו על לשונית "רשימת הרשאות חיוב". במסך זה תראו את כלל ההרשאות שלכם מרוכזות במקום אחד - שימו לב! כל לקוח אותו אתם מחייבים יופיע בשורת הרשאת חיוב נפרדת.

כדי ליצור הרשאת חיוב חדשה, לחצו על הכפתור "הוסף הוראת חיוב" בצד השמאלי של המסך. לאחר הלחיצה ייפתח חלון חדש כדלקמן:

במסך זה יש להגדיר את כל הפרמטרים הנוגעים לחיוב הריטיינר שלכם בשדות הרלוונטיים:

1) לקוח - יש לבחור את הלקוח שברצונכם לחייב מתוך רשימת הלקוחות במערכת.

2) אימייל - זוהי כתובת המייל אליה יישלח מסמך הנהלת חשבונות בכל מועד חיוב.

3) תקופת החזרה - תקופת המחזוריות של הוצאת החיוב. ניתן לבחור בין חודשי, דו חודשי, רבעוני, חצי שנתי או שנתי בהתאם להסכם שלכם עם הלקוח שלכם. דוגמא: במידה והלקוח שלכם משלם בהוראת קבע בצורה חודשית, יש לבחור "חודשי" בשדה של "תקופת החזרה".

4) ID חיצוני - שדה אופציונלי לשמירת תיעוד של רשומות קשורות ממערכות אחרות.

5) מספר חיובים - כמות החיובים שתרצו לחייב את הלקוח בצורה התקופתית. דוגמא: לקוח שלכם נמצא אתכם בהסכם למשך שנה, בו אתם מחייבים אותו בצורה רבעונית. יש לבחור 4 חיובים תחת "מספר החיובים".

6) תאריך חיוב הבא - בשדה זה יש להגדיר את תאריך החיוב הראשון של הלקוח. לאחר החיוב הראשון, השדה יתעדכן כדי להציג לכם מתי המערכת מתוכננת לבצע את החיוב הבא של הלקוח.

7) הערה פנימית - מקום עבורכם לתעד בצורה חופשית כל מה שקשור לחיוב.

בהמשך המסך מופיעים שדות נוספים הקשורים להגדרות מסמך הנהלת החשבונות שייצא עבור הלקוח בצורה התקופתית והגדרות החיוב הנלוות:

בחרו אחת מהאפשרות - חיוב מתוכנית קיימת או הזנה של חיוב פרטני. בחירה בתוכנית קיימת תאפשר לכם לבחור מרשימת החבילות השמורות. בחירה של הזנה ידנית תאפשר לכם להגדיר שורות מוצר הרלוונטיות להרשאת החיוב הספציפית ללקוח אותו אתם מגדירים. האפשרות השנייה מתאימה במידה והעסקה שלכם עם הלקוח כוללת מוצרים יחודיים או הרכב מוצרים שאינם תואמים את החבילות הרגילות שלכם.

בנוסף - יש צורך לבחור בסוג המסמך אותו אתם מבקשים להפיק בצורה תקופתית: חשבונית מס, חשבונית עסקה, חשבונית מס קבלה או קבלה בלבד. במקרה של חשבונית מס קבלה וקבלה, המערכת גם מחייבת את הלקוח באמצעות כרטיס אשראי באופן אטומטי (ראו הסבר מטה).

המערכת תחשב את השדה "סכום לפני הנחה" בהתאם לבחירת התוכנית/ החיוב הפרטני שבחרתם. הגדרות נוספות שבשליטתכם: הגדרת הנחה למסמך באחוזים או בשקלים (כל עוד לא מדובר במסמך מסוג "קבלה"), האם להחיל מע"מ על העסקה והאם לעגל אגורות. המערכת תבצע בהתאם לבחירותכם את כל החישובים לסכום הכולל של המסמך. 

בנוסף - ניתן להוסיף הערה למסמך שייצא שיופיע בסוף החשבונית/קבלה הרלוונטית.

הגדרות חיוב והגדרת הריטיינר כפעיל:

בתחתי המסך יש להוסיף את כרטיס האשראי של הלקוח. המערכת אינה מחייבת את הלקוח באופן מיידי (אלא בתאריך שהגדרתם בשדה "תאריך חיוב הבא"). המערכת שומרת על מאפייני הכרטיס בתקן אבטחה מתקדם PCI כך שהיא תוכל לחייב אותו שוב בעתיד. פרטי האשראי המלאים כגון מספר האשראי, CVV, תוקף וכד' אינם נשמרים כלל במערכת. 

אנא הזינו את פרטי האשראי ולחצו על "בדוק כרטיס אשראי". במידה והכרטיס תקין המערכת תראה לכם את ארבע הספרות האחרונות בצבע ירוק. אחרת, המערכת תתריע על תקלה מחברת הסליקה.

סימון התיבה "הגדר ריטיינר כפעיל" תאותת למערכת כי הפרטים שמילאתם נכונים ומוכנים לחיוב. סמנו את התיבה ולחצו על כפתור "שמור" שבצידו השמאלי של המסך. במידה ושמרתם את הנתונים ללא סימון התיבה "הגדר ריטיינר כפעיל" המערכת תשמור את כל הגדרותכם אך הפקת המסמך התקופתי לא יתבצע. בעצם במצב זה - הגדרות הרשאת החיוב נמצאות במצב "טיוטה" וניתן לחזור ולערוך אותם בכל עת מהמסך הראשי של הרשאות החיוב.

דוח חיובים ושגיאות

בכניסה למסך הרשאת החיוב לאחר שמירתו הראשונית, תראו שלושה שדות נוספים בראש המסך

שדות אלו נועדו לספק מידע אודות החיובים האחרונים הקשורים לריטיינר זה.

בנוסף - בלשונית דוח חיובים ניתן למצוא טבלה מרוכזת עם הסטטוס של כל החיובים והן קישורים להורדת מסמכי הנהלת החשבונות הרלוונטיים, במידה והחיוב הצליח כראוי.

שימו לב! במידה וחיוב במערכת לא הצליח בפעם הראשונה, עקב תקלה זו או אחרת, המערכת תנסה לחייב את הלקוח בשנית עם אותם נתוני אשראי ביום העוקב, ושוב ביום למחרת. במידה והחיוב נכשל בפעם השלישית, המערכת תהפוך את הרשאת החיוב למצב "לא פעיל". כל חיוב שגוי יופיע בשורה נפרדת בדוח החיובים כאמור לעיל.