יותר ויותר עסקים, ובעיקר קטנים ובינוניים, בוחרים להיעזר בתוכנות לניהול עסק, המאפשרות בין היתר הנפקת מסמכים חשובים, כמו חשבוניות וקבלות, וכן חיוב הלקוחות באמצעות פתרונות סליקה יעילים. כחלק בלתי נפרד מכך, נדרשים בעלי העסק ליצור חתימה דיגיטלית, המחליפה את זו שכותבים אותה בכתב יד. מכיוון שאותם מסמכים מופקים באמצעות המערכת וכדי לחסוך בזמן ולייעל את העניין, ניתן ליצור חתימה דיגיטלית על מסמכים ולשלוח אותם ישירות אל הלקוח באמצעות המייל.

כאשר מדברים על חתימה דיגיטלית למייל מתכוונים לחתימה המחליפה את זו, הרגילה, אותה כותבים בכתב יד. חתימה זו הינה ייחודית לחותם ולא ניתן להעביר או לזייף אותה. מטרתה היא להבטיח את מקוריותו של המסמך וכן שלא בוצעו עליו שינויים מהרגע שנוצר. החל משנת 2004, ועל פי חוק מסמכים ממוחשבים, מוכרת החתימה הדיגיטלית מבחינת רשויות המס ואפשר להשתמש בה על כל המסמכים הממוחשבים שמוציא בית העסק.

חתימה דיגיטלית מאושרת נחשבת לחתימה לכל דבר ועניין ובעוד שניתן לזייף בקלות רבה מאד את החתימות, אותן חותמים בכתב יד, אותה קשה הרבה יותר לזייף והיא מהווה פתרון בטוח ויעיל מאד לבית העסק. החתימה הדיגיטלית מאובטחת ולא ניתן לייצר אותה באופן עצמאי. היא מונפקת אך ורק על ידי הגומרים המאושרים לבצע זאת והיא מופיעה בכל מסמך היוצא מבית העסק או מהחברה. על פי חוק המסמכים הממוחשבים משנת 2004, על החתימה להופיע על חשבוניות ומסמכים אשר מועברים ללקוחות ישירות דרך המייל. הדבר מהווה חלופה למסמכים שונים היוצאים מהעסק ונחתמים בכתב יד ומועברים ללקוח באמצעות הדואר. בעידן של היום, שבו מרביתנו משתמשים במייל ולאור הרצון לקחת חלק ביוזמה הירוקה ולצמצם את השימוש בנייר, זוהי חלופה בעלת יתרונות רבים, וכמובן כזו גם העומדת בכל דרישות החוק.

השימוש בחתימה דיגיטלית על גבי המסמכים שאותם מנפיקים ושולחים במייל יכול לחסוך לעסק לא מעט זמן וגם כסף. ההוצאות המצטברות על הדפסת המסמכים, על הבולים, על המעטפות, על הזמן שיש להקדיש לצורך הביקור בסניף הדואר ושליחת המכתבים, יכולות להצטמצם משמעותית. עסק, הבוחר להיעזר בפתרונות אינטרנטיים, בשליחת מסמכים באמצעות המייל ללקוחותיו השונים, יכול ליהנות מחיסכון של מאות ואלפי שקלים בכל חודש. חיסכון שקשה להתעלם ממנו ובמיוחד כשמדובר בעסק קטן.

רוצים לשלב בבית העסק שלכם מערכת לניהול עסק, המאפשרת לכם בין היתר להנפיק מסמכים, אותם תוכלו לשלוח ללקוחות שלכם ישירות במייל? MyBooks, תוכנה לניהול עסק, היא הפתרון הנכון עבורכם. לצפייה בשירותים השונים שלה, לחצו כאן וליצירת קשר ישיר, שלחו מייל ל: support@mybooks.co.il