הגדרת פרופילים
מהו פרופיל ?
פרופיל הוא בעצם מסגרת המכילה קבוצה של משתמשים להם הרשאות פעולה דומות, מסכי דשבואדרד דומים ומבנה דומה של לשוניות בכרטיסים. בעזרת התאמת פרופילים למשתמשים ניתן לערוך בצורה גמישה את הגישה של עובדים בסיווגים שונים למידע המצוי במערכת. הפרופילים הם חלק ממודל הרשאות מורכב יותר שניתן לקרוא עליו בפרק יישום והטמעה – שלב ב' > הגדרת מודול הרשאות.
איך יוצרים פרופיל חדש או עורכים פרופיל קיים ?
ליצירת פרופיל חדש > גש לניהול מערכת > פרופילים > לחץ על פרופיל חדש
לעריכת פרופיל קיים > גש לניהול מערכת > פרופילים > לחץ על זכוכית המגדלת לצד הפרופיל שאותו ברצונך לערוך
לאחר בניית הפרופיל, יש לקשר אליו את המשתמשים הרלוונטיים, גש לניהול מערכת > משתמשים > הכנס למשתמש רלוונטי > גש לשדה פרופיל ובחר בפרופיל המתאים.
מבנה הפרופיל
הפרופיל עוסק בשלושה תחומים מרכזיים:
1. הרשאות
2. הגדרת מסכי DashBoard
3. הגדרות נוספות
1. הרשאות
ההרשאות המנוהלות בחלק זה מתחלקות לשניים, הרשאות לפעולות, הרשאות לדוחות והרשאות ניהול מסמכים.
פעולות, משמע, צפייה בפריט, הוספת פריט חדש, עדכון פריט קיים ומחיקת פריט. לדוגמא, עובד יכול להוסיף כרטיסי לקוח חדשים למערכת וכן לעדכן אותם, אך אינו יכול לבצע פעולה של מחיקת לקוח מהמערכת, אך ורק למנהל יש את האפשרות לבצע את פעולת המחיקה.
דוחות, משמע, על אילו נתונים במערכת המשתמש יכול להוציא דוחות או שאילתות. למשל, נציג שירות יכול להוציא נתוני לקוחות וקריאות שירות אך אינו יכול להוציא נתוני מכירות, הכוונה היא ליכולת לבנות דוחות או שאילתות במערכת בכל אחד מהמודולים.
הרשאות לניהול מסמכים, משמע, אילו פעולות כל פרופיל רשאי לבצע על איזו תיקייה בעץ המסמכים הארגוני.
לאחר לחיצה על הרשאת פעולות, מופיע הדף הבא:
העמודה הימנית (ללא הכותרת) מכילה את כל הישויות במערכת, כל הכרטיסים והפעולות המרכזיות (שליחת מייל, ייצוא לאקסל). כל אחת מהעמודות הבאות מכילה את הפעולות שתיארנו בפסקה הקודמת. על מנת לאשר את הפעולה – יש לסמן וי בשדה הצ'קבוקס המתאים. בתחתית העמוד תמצא את הכפתורים סמן הכול והסר סימון מהכול לשימושך.
* שים לב, במידה ולא יסומן וי בעמודת הצפייה לצד ישות מסוימת, לדוגמא, ליד שורת כרטיס המשימות, המשתמש במוגדר תחת פרופיל זה לא יוכל לראות במערכת את עולם המשימות בכלל. בנוסף, אם לא מסמנים את הרשאת הצפייה של אחד מהמודולים, לדוגמא: מודול ניהול קשרי לקוחות, לא יופיע למשתמש האייקון בתפריט הראשי.
לאחר לחיצה על הרשאת דוחות, מופיע הדף הבא:
העמודה הימנית מכילה את כלל העולמות האפשריים, העמודה השמאלית מכילה את כל העולמות שניתנה למשתמש האופציה להוציא עליהם דוחות ושאילתות.
לאחר לחיצה על הרשאת לניהול מסמכים, מופיע הדף הבא:
אשר מאפשר לקבוע את ההרשאות המתאימות לכל פרופיל ברמת כל תיקייה ותיקייה בעץ המסמכים הארגוני.
2. הגדרת מסכי DashBoard
הגדרת מסכי העבודה של כל משתמש במערכת.
למידע נוסף, גש לפרק יישום והטמעה – שלב ב' > עיצוב דשבוארד עבודה
3. הגדרות נוספות
א. ערוך טאבים, אם אתה זוכר בפרק יישום והטמעה – פרק א' > התאמת שדות, ערכים ולשוניות ציינו שניתן למדר את תצוגת הלשוניות בין המשתמשים השונים. משמע, ניתן לקבוע כי חלק מהמשתמשים לא יהיו חשופים למידע שנמצא על לשונית מסוימת.
את המידור הזה תבצע בחלק > ערוך טאבים בפרופילים.
לאחר לחיצה על ערוך טאבים, מופיע הדף הבא:
דבר ראשון, עליך לבחור את הכרטיס עליו תרצה לעבוד. העמודה הימנית מכילה את הטאבים האפשריים לתצוגה, העמודה השמאלית מכילה את כלל הטאבים שיוצגו למשתמש כאשר יכנס לכרטיס לקוח במערכת. להמשך, לחץ על כפתור שלב הבא.
בחלק זה ניתן לבצע שתי פעולות:
1. עריכת שם הטאב ע"י לחיצה על כפתור הערוך לצידו.
2. שמירת הגדרת הטאבים באופן סופי.
ב. בחר דוחות לכרטיסים, ניתן לבחור מתוך כל הדוחות שנבנו במערכת אילו דוחות יוצגו למשתמש בכרטיסי המערכת כפתור חדש שיקרא דוחות בו יוצגו כלל הדוחות שנבחרו.
ג. בחר שאילתות לכרטיס, ניתן לבחור מתוך כל השאילתות שנבנו במערכת אילו שאילתות יוצגו למשתמש בכרטיסי המערכת כפתור חדש שיקרא שאילתות בו יוצגו כלל השאילתות שנבחרו.
מאמרים וקישורים נוספים
2014 Mybusiness. All rights reserved