הגדרת דוחות
מחולל הדוחות משמש אותך לצורך בניית דוחות. באפשרותך לשמור דוחות ולפרסם אותם לפי פרופילים. לאחר פרסום הדוחות לפרופילים תוכל להגדיר דוחות אלו כמסך העבודה הראשי של MyBusiness. על מנת ללמוד עוד על גש לפרק יישום והטמעה - שלב ב' > עיצוב דשבוארד עבודה.
בשונה מהשאילתות הקיימות במערכת, בעת צפייה בדוח לא ניתן לבצע חיתוכים נוספים. כל סינוני הדוח מתבצעים בשלב הבניה שלו ואינם משוקפים למשתמש אשר צופה בדוח.
לצורך בניית דוח הכנס למודול כלשהוא והקלק על תפריט דוחות.
שלב ראשון: בחירת מקור נתונים
בחר את המודול הרלוונטי לדוח זה (נתונים מכרטיס הלקוח יופיעו בנוסף למודול הנבחר).
שלב שני: בחירת שדות
בחר את השדות אשר יוצגו בפלט הדוח.
- לצורך בניית דוח כמותי יש להוסיף שדה טקסט נוסף לדוח. שדה זה יוגדר בשלב הבא כשדה כמותי.
- ניתן לקבוע את מיקום השדה בדוח ע"י סימון השדה הרלוונטי והקלקה על החיצים
שלב שלישי: עריכת פורמט שדות
בשלב זה ניתן לערוך את פורמט השדות, לדוגמא: שדה תאריך פתיחת הלקוח יכול להיות מוצג במספר פורמטים:DD/MM/YYYY או MM/YYYY. באותו אופן ניתן לבצע סכימה של שדות ולהגדיר שדה כשדה כמותי (לצורך בניית גרפים)
טיפ! על מנת לבנות דוח שיוצג כגרף , עליך לכלול בשלב בחירת שדות שדה כמותי כלשהוא (שדה שעל פיו תתבצע סכמה של נתוני הדוח). במידה ובבחירת השדות לא בחרת שדה שניתן לסכום (לדוגמא: סכום מכירות / שעות מדווחות) עליך להוסיף בשלב בחירת שדות שדה טקסט כלשהוא ובשלב זה לערוך את פורמט השדה לפורמט "כמות". כך המערכת תתעלם מסוג השדה ותבצע ספירה וכימות של הנתונים בדוח.
שלב רביעי: חיתוך נתונים
שלב זה מסייע לך למקד את הנתונים שיוצגו בדוח. כלומר, מהם הקריטריונים להצגת רשומות בדוח. שים לב, ניתן לבצע חיתוך נתונים לפי כל פרמטר שמנוהל בכרטיס עליו מתבסס הדוח (בשלב בחירת מקור הנתונים) ומכרטיס הלקוח. לדוגמא: במידה והדוח הוא דוח מכירות אבקש להוציא את כל המכירות ששלב המכירה שלהן הוא "נסגר". במידה והדוח הוא דוח המציג תהליכי מכירה פתוחים אבקש להוציא את כל המכירות ששלב המכירה שלהן הוא לא "נכשל" / "נסגר".
עבור כל סוג שדה מחולל הדוחות מציג סוגי חיתוך שונים. להלן כמה סוגי חיתוך מיוחדים שמקלים בעת בניית הדוח:
1. בעת בניית דוח שעתיד להתפרסם על הדשבורד רצוי להוסיף בשלב חיתוך הנתונים סינון לפי תאריך. על מנת שמשתמש יוכל לבחור את טווח התאריכים הרלוונטי (אפשרי במידה והדוח פורסם לדשבורד שלו) יש לבחור בסוג חיתוך "הגדרות מערכת".
2. בעת בניית דוח שעתיד לשמש את כלל משתמשי המערכת אך כל משתמש צריך לראות את הנתונים שלו בלבד. ניתן לבנות דוח ולבחור בחיתוך לפי שדה אחראי, סוג החיתוך שיוגדר יהיה משתמש נוכחי. (באותו אופן ניתן לבנות דוח אחד עבור כל מהנהלים ולהגדיר בסוג החיתוך של שדה האחראי – כפוף למשתמש הנוכחי וכך כל מנהל יראה את העובדים הכפופים אליו).
3. עבור חיתוך בשדות תאריך ניתן להגדיר סוגי חיתוך קבועים מראש לדוגמא: מתחילת חודש, מספר ימים לאחור ועוד...)
** בשלב חיתוך הנתונים יש לשים לב לסוג חיתוך נוסף אפשרי - הצלבת דוחות.
בתחתית המסך יש ללחוץ על הכפתור אפשרויות נוספות.
בחלונית שתיפתח יש לסמן וי בתיבת לקוח נכלל בתוצאות הדוח/לא נכלל בהתאם לחיתוך הרצוי ולבחור בדוח אותו תרצה להצליב עם הדוח הנוכחי שאותו אתה בונה ברגע זה. ניתן לסנן את הדוח במקורי בעד 2 דוחות נוספים.
לסיכום, סדר פעולות לביצוע הצלבת דוחות, דוגמא:
א. יש לבנות דוח ראשון. לדוגמא, דוח המכיל את כל הלקוחות שרכשו מחשב.
ב. יש לבנות דוח נוסף. לדוגמא, כל הלקוחות שלא רכשו מסך מחשב.
ג. יש להיכנס לאחד מהדוחות שבניתי, ולעבור לשלב של חיתוך נתונים. בתחתית המסך יש ללחוץ על אפשרויות נוספות, בחלונית שתיפתח יש לסמן וי בתיבת לקוח נכלל בתוצאות הדוח/לא נכלל בהתאם לחיתוך הרצוי ולבחור בדוח שאותו ארצה להצליב עם הדוח הנוכחי.
ד. החיתוכים שבוצעו בדוחות יחולו על הדוח הסופי.
דוגמאות נוספות לשימוש בפיצ'ר הצלבת דוחות:
א. הצלבה בין כל הלקוחות שיש להם מכירה של מוצר מסוג טלוויזיה X (ממודול המכירות) + כל הלקוחות שהייתה להם תקלה מסוג בעיה בכפתורים (ממודול הפניות). בעצם חיתוך של חלק משותף לשני המודולים.
ב. כל הלקוחות מאזור הדרום שלא הייתה להם פנייה מסוג תמיכה טכנית ב- 3 החודשים האחרונים.
ג. כל הלקוחות שקנו שרת HP והייתה להם תקלה מסוג תקלה בשרתים.
שלב חמישי: הגדרות נוספות
בשלב זה תוכל לבחור את אופן תצוגת הדוח: ללא גרף (טבלה) / פאי / עמודות / קווי. במידה ובחרת להציג את הדוח בגרף תוכל להגדיר עד 4 רמות לדריל דאון של הדוח.
לדוגמא: הדוח הוגדר כך שיציג כמות תהליכי מכירה לפי שלב ואחראי. כך שבתצוגת הדוח תוצג כמות המכירות שיש לאיש מכירות, באפשרותך להגדיר דריל דאון ראשון לפי שלב מכירה . עם הקלקה על הדריל דאון, המערכת תיצור את הדוח הנ"ל תוך התייחסות לפרמטר נוסף- שלב מכירה. (ניתן להמשיך וליצור עוד דריל דאון – לפי מוצר וכיוצ"ב).
- דריל דאון יוצג רק כאשר הדוח יפורסם בדשבורד.
- באפשרותך ליצור גם דוח בתצוגת pivot.
שלב שישי: הפקת דוח
מזל טוב! הדוח נוצר. באפשרותך לשמור את הדוח על מנת שיופיע בדוחות האישיים שלך (לצורך צפייה / פרסום או עריכת הדוח)
לצורך עריכת הדוח יש להיכנס לדוחות האישיים ולהקליק על הזכוכית מגדלת. באפשרותך לשמור את השינויים שביצעת או לשמור את הדוח כדוח חדש.
לצורך פרסום הדוח, לחץ על הפלוס הירוק לצד שם הדוח. פרסום זה יאפשר העברת הדוח לרשימת הדוחות הארגונים של משתמשי הפרופיל, פרסום מהווה גם את השלב הראשון במיקום הדוח על לוח העבודה הראשי או העברתו לרשימת הדוחות המוצגים בכרטיס עצמו (כפתור הדוחות).
*בעת צפייה בדוח ניתן ללחוץ על כל אחת מכותרות העמודות על מנת למיין את הדוח. מיון זה יישמר עד אשר תבצע מיון אחר.
מאמרים וקישורים נוספים
2014 Mybusiness. All rights reserved