כרטיס משימה
הקדמה:
כרטיס המשימה מאפשר ביחד עם פיצ'רים נוספים במערכת ניהול ומעקב משימות לפי עובדים במערכת. ניתן לקבוע כל סוג של משימה לפי הגדרתכם ולעקוב אחר סטטוס הביצוע שלה, בנוסף ניתן להגדיר SLA לעבודה ולעקוב אחר המשימה מרגע פתיחתה במערכת. כרטיס המשימה בדומה לכרטיס הלקוח ואיש הקשר הוא גמיש לחלוטין, ניתן לעצב, להוסיף ולערוך שדות. וכן ניתן לבנות שאילתות ודוחות אשר מציגים מידע מהימן ועדכני. ניתן לפתוח משימות חדשות באופן ידני וכן ע"י מחולל הכללים האוטומטי המאפשר מעקב צמוד ויצירת שרשרת משימות אוטומטית ללא מעורבות ידנית של העובד.
במידה וברצונך להוציא נתונים סיכומים בנוגע למשימות, ניתן לבצע זאת ע"י בניית שאילתות או ע"י מחולל הדוחות ע"י לחיצה על דוחות > מחולל דוחות > בחירה בעולם המשימות בשלב הראשון.
לפני שנמשיך שאלה שבדרך כלל חוזרת על עצמה בקרב לקוחות, מה ההבדל בין פעילות למשימה ? מתי להשתמש בכל אחד מהכרטיסים ?
ובכן, כאשר אנו מעוניינים לתזמן פעילות כלשהי בלוח השנה – נשתמש בכרטיס הפעילות. כאשר אנו מבצעים משימה שהיא אינה מוגדרת בזמנים בלוח השנה – נשתמש במשימה על מנת לא להעמיס על לוח השנה שלנו. לדוגמא: במידה וארצה לבקש ממשתמש לתאם עבורי פגישה איצור לו משימה מסוג "תיאום פגישה". ברגע שהפגישה תתואם המשתמש יבצע שתי פעולות: האחת, עדכון סטטוס המשימה ל "סגור" והזנת הפעילות בלוח השנה כ"פגישה".
לרוב, ההתייחסות היא כדלקמן, אני מבצע פעילות כלשהי ומתוך פעילות זו אני מוציא את כל משימות ההמשך שלי ושל משתמשים אחרים (Action Items). זהו ההבדל המהותי בין משימה לפעילות, ישנם מספר הבדלים נוספים בין השניים הנוגעים לסוגי השדות, יכולות העריכה, הוצאת הדוחות ובניית הכללים האוטומטים.
שדות חשובים:
סוג משימה: יש לקחת בחשבון ששדה זה לא מופיע כברירית מחדל בכרטיס המשימה. על מנת להוסיף אותו יש להיכנס לתפריט ניהול מערכת > הגדרת שדות> ערוך כרטיס משימה> לבחור בצד ימין את שדה סוג משימה ולהוסיפו. ישנם מספר ערכים מוספים בשימוש בשדה זה :
1.ניתן לקבוע SLA למשימה לפי סוג.
2. סוג המשימה יזין את שדה תיאור משימה באופן אוטומטי.
3. יהיה קל יותר ליצור כללים אוטומטיים לפי סוג המשימה ובכך ליצור שרשרת של משימות הקשורות האחת לשנייה. לדוגמא: עם סגירת משימה מסוג חיוב לקוח, תפתח שלושה שבועות לאחר מכן משימה מסוג "גביה". על מנת ללמוד עוד על יצירת כללים אוטומטיים גש לפרק יכולות נוספות – כללי > כללים אוטומטים (RBG).
להלן דוגמא לסיווג המשימות: שליחת מייל/קביעת פגישה/שליחת טפסים/שיחת טלפון. על מנת לבצע שינויים בשדה סוג משימה, גש לניהול מערכת > הגדרת שדות > בחר בעריכת שדה סוג משימה.
אחראי: הערכים בשדה זה נגזרים מתוך רשימת המשתמשים במערכת. שדה זה מגדיר מיהו האחראי לביצוע המשימה. שימו לב, בכרטיס המשימה מופיע גם הגורם שיצר את המשימה כך שניתן לבצע מעקב אחר משימות שיצרתי והעברתי למשתמשים אחרים.
שדה זה מהווה את הבסיס למודול ההרשאות עליו נרחיב בפרק הגדרת מודול הרשאות. על מנת להוסיף משתמשים למערכת, גש לניהול מערכת > משתמשים > משתמש חדש. לא ניתן להקצות משימות לעובדים שאינם מוגדרים כמשתמשים פעילים במערכת.
שיוך ללקוח: במידה ולא מופיע שם הלקוח בכרטיס המשימה (משמע, כרטיס המשימה נפתח ישירות מתוך מסך המשימות ולא מתוך כרטיס הלקוח), ניתן לשייכו ע"י לחיצה על זכוכית המגדלת לצד שדה הלקוח. בלחיצה על האייקון תוצג שאילתה שבעזרתה תוכל לבחור את הלקוח הרלוונטי. לאחר בחירת הלקוח, ניתן יהיה לבחור איש קשר ספציפי מולו תתנהל המשימה. במידה ומשימה זו רלוונטית ליותר מלקוח אחד, ניתן לשייך לקוחות נוספים ע"י לחיצה על אייקון לקוחות נוספים. משימה זו תופיע בריכוז האירועים של כלל הלקוחות המשויכים.
לשוניות טאבים בכרטיס המשימה
משימות נלוות -
בלשונית זו ניתן להגדיר משימות אשר מהוות פועל יוצא של משימת אב. לדוגמא: הבוס שלך ביקש ממך להוציא סיכום לפגישה שבוצעה עד לסוף השבוע (משימת אב1), עליך לבקש מעובד אחד לשלוח לך את כל החומרים שהוכנו לפגישה (משימה2) ועליך לבקש מעובד אחר לשלוח לך את סיכום הדברים מתוך הפגישה עצמה (משימה3).
במבט על ריכוז האירועים של הלקוח, ניתן יהיה לראות בתצורה גרפית את היררכית האינטראקציות
1. שיקוף שדות מכרטיס הלקוח בכרטיס המשימה: יכולת זו מאפשרת הצגת נתונים כלליים על הלקוח בכרטיס המשימה במערכת. לדוגמא: ישנה משימה פתוחה להתקשר ללקוח בנושא חידוש שירות, הנתון סטטוס שירות נמצא בכרטיס הלקוח בלבד. לאחר שיקוף נתון זה בכרטיס המשימה, ניתן יהיה לחסוך את המעבר בין הכרטיסים וניתן יהיה לצפות בכלל המידע הדרוש מכרטיס המשימה עצמו. שיקוף השדות מאפשר תצוגת נתונים ברורה יותר, מונע תיעוד כפול של נתונים, ניווט מיותר במערכת וכמובן מאפשר יעילות וחיסכון זמן.
על מנת לבצע שיקוף של שדות גש לניהול מערכת > הגדרת שדות > ערוך כרטיס משימה > הצג שדות מכרטיס לקוח
לאחר לחיצה על הצג שדות מכרטיס לקוח יוצגו כלל השדות שניתן לשקף מן כרטיס הלקוח לכרטיס המשימה.
2. תצוגת המשימות הפתוחות בסלולאר: חברת MyBusiness פיתחה ממשק אינטרנטי המאפשר גישה לנתוני הלקוחות, משימות ועוד. למידע נוסף בנושא ולקבלת הנחיות גישה והפעלה לממשק, גש לפרק יכולות נוספות – כללי > ממשק לסלולרי.
מאמרים וקישורים נוספים
2014 Mybusiness. All rights reserved