כרטיס פעילות
הקדמה:
כרטיס הפעילות משמש לקביעת פעילויות ביומן המערכת. ניתן לקבוע כל סוג של פעילות לפי הגדרתכם ולעקוב אחר סטטוס הביצוע שלה. לכל משתמש במערכת קיים לוח שנה משלו, ניתן לנהל ולשקף לוחות שנה של כלל העובדים בהתאם למודל ההרשאות שמוגדר.
את התצוגה הגרפית של פעילויות החברה ניתן למצוא במודול ניהול קשרי לקוחות > לוח שנה. לצד התצוגה הגרפית ניתן לעבור ללשונית של רשימת פעילויות ומיילים ולבצע חיתוך וחיפוש לפעילויות ספציפיות. במידה וברצונך להוציא נתונים סיכומים בנוגע לפעילויות, ניתן לבצע זאת במחולל הדוחות ע"י לחיצה על דוחות > מחולל דוחות > בחירה בעולם הפעילויות בשלב הראשון.
ללוח השנה שלוש תצוגות – חודשית, שבועית ויומית. בתצוגה היומית ניתן להציג מספר לוחות שנה במקביל
שדות חשובים:
קטגוריה - סוג פעילות: סיווג הפעילויות, לדוגמא: פגישת מכירה/פגישת התנעה/ישיבה פנימית/מצגת מקוונת. על מנת לבצע שינויים בשדה סוג פעילות, גש לניהול מערכת > תפריט טבלאות > הגדרת סוגי פעילויות.
סטטוס פעילות: תיאור סטטוס הפעילות שהגדרנו. לדוגמא: נקבעה/נדחתה/בוצעה/הצליחה/בוטלה. על מנת לבצע שינויים בשדה סטטוס פעילות, גש לניהול מערכת > תפריט טבלאות > הגדרת סטטוס פעילות.
אחראי: הערכים בשדה זה נגזרים מתוך רשימת המשתמשים במערכת. שדה זה מהווה את הבסיס למודול ההרשאות עליו נרחיב בפרק הגדרת מודול הרשאות. על מנת להוסיף משתמשים למערכת, גש לניהול מערכת > משתמשים > משתמש חדש. לא ניתן לייצר לוחות שנה במערכת לעובדים שאינם מוגדרים כמשתמשים במערכת.
בכל כרטיס פעילות יש להגדיר אחראי, הגדרה זו תביא להצגת הפעילות בלוח השנה של העובד שנבחר. במידה ובפעילות לוקחים חלק מספר עובדים, ניתן לשייכם לפעילות ע"י השדה משתמשים נוספים. לאחר הוספת המשתמש – לא לשכוח ללחוץ על הכפתור עדכן בצידו השמאלי התחתון של החלונית.
שיוך ללקוח: במידה ולא מופיע שם הלקוח בכרטיס הפעילות (משמע, כרטיס הפעילות נפתח ישירות מתוך לוח השנה ולא מתוך כרטיס הלקוח), ניתן לשייכו ע"י לחיצה על זכוכית המגדלת לצד שדה הלקוח. בלחיצה על האייקון תוצג שאילתה שבעזרתה תוכל לבחור את הלקוח הרלוונטי. לאחר בחירת הלקוח, ניתן יהיה לבחור איש קשר ספציפי מולו תתנהל הפעילות.במידה ופעילות זו רלוונטית ליותר מלקוח אחד, ניתן לשייך לקוחות נוספים ע"י לחיצה על אייקון לקוחות נוספים. פעילות זו תופיע בריכוז האירועים של כלל הלקוחות המשויכים.
לשוניות טאבים בכרטיס הפעילות
משימות נלוות -
בלשונית זו ניתן להגדיר משימות אשר מהוות פועל יוצא של אותה פעילות. לדוגמא: ביצעת פגישת סיכום לפרויקט, עליך לשלוח סיכום פגישה עד לסוף השבוע (משימה1), עליך לבקש מהמזכירה שתשלח מייל תודה לכל המשתתפים בפרויקט לקראת סוף החודש (משימה2) ועליך לקבוע תאריך למסיבת פרידה בחודש הבא (משימה3).
במבט על ריכוז האירועים של הלקוח, ניתן יהיה לראות בתצורה גרפית את היררכית האינטראקציות
מידע נוסף
1. פעילות מחזורית:
על מנת להגדיר פעילות אשר חוזרת על עצמה באופן קבוע, לחץ על הכפתור > פעילות מחזורית.
2. קישור לוח השנה לסלולאר: חברת MyBusiness פיתחה ממשק אינטרנטי המאפשר גישה לנתוני הלקוחות, ללוח השנה ועוד. למידע נוסף בנושא ולקבלת הנחיות גישה והפעלה לממשק, גש לפרק יכולות נוספות – כללי > ממשק לסלולרי.
מחולל כללים אוטומטים - ניתן לייצר טריגרים אוטומטים בהתבסס על כרטיסי הפעילות במערכת. לדוגמא: כשסטטוס פעילות עודכן ל - בוצעה, פתח משימה אוטומטית למחרת, להוציא סיכום לפגישה. דוגמא נוספת: כשסטטוס פעילות עודכן ל - הצליחה, שלח מייל עדכון למנהל.
למידע נוסף על שימושיות והנחיות לביצוע בנושא מחולל הכללים, גש לפרק יכולות נוספות – כללי > כללים אוטומטים (RBG).
מאמרים וקישורים נוספים
2014 Mybusiness. All rights reserved