בכל בית עסק חייבת להיות מותקנת תוכנת הנהלת חשבונות, אשר כשמה כן היא – אמונה על ניהול תקין ומסודר של החשבונות הקשורים לבית העסק – רישום ומעקב אחר תשלום לספקים או משכורות עבור העובדים, רישום ומעקב אחר תשלומים הנכנסים מלקוחות או תמורת מכירה ונתינת שירות, דיווחים תקופתיים או בזמן אמת לרשויות המיסים במדינה וכמובן שמירה אדוקה על תזרים מזומנים, שבית העסק לא מגיע ליתרת חובה בחשבון הבנק ועוד. בשוק ישנן כל מיני תוכנות עבור התחום של הנהלת חשבונות וכל מנהל בית עסק צריך להתאים את התוכנה המושלמת לעסק שלו.

השלב הבא אחרי הבחירה של התוכנה שהכי תתאים לעסק הוא כמובן התשלום עליה ולאחר מכן התקנה של התוכנה על גבי המחשבים של העובדים שיעסקו איתה באופן יומיומי, העובדים שמתמחים בתחום של הנהלת חשבונות וזהו עיסוקם העיקרי. בדרך כלל, מלבד עובדים אלה, אין לעובדים אחרים גישה לתוכנה של הנהלת החשבונות על מנת שלא לחשוף מידע חשבונאי וכלכלי רגיש בעיני מי שאינו אמור להיות שותף לו או לדעת עליו.

איך יודעים לעבוד באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות?

החברה שממנה רוכשים את התוכנה נותנת בדרך כלל שירות של התקנה והדרכה עבור העובדים על מנת שיכירו את התוכנה, את כל הפונקציות שקיימות בה ואת כל מה שהתוכנה מסוגלת לבצע. כמו כל דבר חדש, מדובר בחפיפה שלרוב אורכת מספר ימים ולאחריה יכולים העובדים ליישם את מה שלמדו ולעבוד לבד. במידת הצורך, הם יקבלו תמיכה, הדרכה ושירות אם יגיע מצב שבו התוכנה לא תפעל כפי שצריך או שהם ייתקלו במצב שהם לא מכירים או לא זוכרים.

נציגים של החברה יידעו גם לעזור במידה ועם הזמן בית העסק גדל או קטן ויש צורך לבצע התאמות שונות בהגדרות של התוכנה על מנת שתמשיך להתאים לסדר הגודל של העבודה ושל הסכומים שהוגדרו בעת הרכישה שלה. בנוסף התוכנה תמיד יכולה לעבור עדכון במידה וישנם שינויים בשוק הכלכלי בארץ, כמו למשל שינוי גובה הריבית במשק או בגובה המע"מ.