ראשית כל יש להתחיל מכך שניהול חשבונות הוא קודם כל דרישה של רשויות מס הכנסה, של רשויות המס והמע"מ. יחד עם זאת ולמרות שמדובר על דרישה, עדיין הנהלת חשבונות הנו צורך של כל עסק, וזאת על מנת שיוכל להפיק את המרב, לעקוב אחר הנעשה ולהתנהל כיאות מול הלקוחות. ניהול חשבונות של עסק צריך לקיים כהלכה את שלבי התיעוד והשמירה באופן העדכני ביותר, וכאשר ניהול זה אכן נעשה כהלכה, הרי שניתן לקבל החלטות יותר מושכלות לגבי צעדים עתידיים, ניתן לקב מידע קונקרטי לגבי רווחים והפסדים, לארגן נכון את תזרים המוזמנים ובאופן כללי להתנהל כראוי, להיות מודעים ולשפר את סיכויי ההצלחה.

כספים הנו מוטיב מרכזי עליו אחראי הליך ניהול חשבונות עסקי. ראשית כל מדובר על דיווח על כספים נכנסים לצד כספים שהעסק משלם. לאחר מכן מדובר על כספים שהעסק חייב אם לעובדים או אם לרשויות המס, לספקים, לקבלנים ובאופן כללי לכל מי שמעניק שירות לעסק.

אם עד כה מגוון הדברים שיש לעשות נשמע מלחיץ, מסורבל ומאיים על האדם הפרטי, הרי שטוב לדעת שעם תחילת שנות השמונים של המאה העשרים, עסקים רבים אמצו את האופציה הידידותית של הנהלת חשבונות דרך המחשב. מדובר על אופציה שמחליפה את הניירת והקלסרים ומזיזה הצידה כל רישום ידני. כיום ניתן למצוא הנהלת חשבונות באינטרנט שמציעה הרבה יותר מרק ניהול חשבונות, כך שבין היתר ניתן גם למצוא שירותי הפקת קבלות וחשבוניות, שירותי ניהול ספקים, שירותי ניהול לקוחות וכדומה.

עם שיכלול התוכנות, החברות של הנהלת חשבונות באינטרנט החכימו להציע גם שירות מקוון שוטף, כך שמי שבוחר באופציה זו יכול לחסוך את הפנייה אל רואה החשבון, כיוון שכיום תוכנות אלו גם מאפשרת להתנהל כהלכה וגם מספקות תמיכה ומידע מקצועי שחשוב עבור הבנת ההתנהלות. כך שניתן למצוא חברות שעוברות אחר התנהלות הלקוח, כלומר בודקות שהוא אכן מפיק את המיטב מהתוכנה ומתנהל בה נכון, ואם לא הן פונות אליו ויודעות להציע טיפים מקצועיים.