אנו מכירים כיום אלפי סוגים של תוכנות למחשב, המיועדות לשימושים ולצרכים שונים. ישנן תוכנות לשימוש ביתי, כמו משחקים שונים או תוכנות המסייעות לשמירה ואיזון תקציב משפחתי חודשי ושנתי, ישנן תוכנות המיועדות לחברות ומקומות עבודה והן יכולות להיות למשל תוכנת הנהלת חשבונות, תוכנה לחישוב שכר והדפסת תלושי משכורת, תוכנות המיועדות לניהול תורים במרפאות שונות ועוד. תוכנה המיועדת להנהלת חשבונות בחברה או בית עסק הינה מיוחדת יותר מפני שהיא חייבת להיות מורשית ומאושרת לשימוש על ידי רשויות המיסים הכפופות למשרד האוצר.

הסיבה לכך היא פשוטה – כאשר חברה או בית עסק מדווחים על הכנסות והוצאות שלהם, ישנן השלכות רבות הנגזרות מהמספרים המוצגים. ההשלכות יכולות להיות קשורות בלקוחות של החברה, בספקים שלה או במידה והחברה מונפקת כמניה בבורסה – על השער שלה. מסיבה זו כל הנתונים וכל המידע שעוברים דרך תוכנת הנהלת חשבונות חייבים להיות מדויקים ונכונים. כל סטייה או שגיאה עלולות להתפרש כדיווח כוזב ודיווח כזה הינו כמובן לא חוקי ועלול להיות מסוכן להמשך פעילותה של החברה.

עולם הכלכלה הן בישראל והן בעולם כולו הוא דינאמי ומשתנה, לפעמים על בסיס יומיומי. היום ישנם נתונים כלכליים מסוימים, ואין לדעת האם אותם נתונים בדיוק יהיו נכונים גם מחר. מי שעוסק בתחום של הנהלת חשבונות חייב להיות תמיד עם היד על הדופק ולעקוב אחר השינויים ולבצע את ההתאמות הנדרשות בתוכנה על מנת שגם התוכנה תפיק את הדו"חות באופן נכון ומדויק ככל האפשר.

על מנת לעסוק בנושאים ונתונים הנגזרים ישירות מבנק ישראל, מס ההכנסה או מתקנות הנקבעות ישירות על ידי שר האוצר תוכנת הנהלת חשבונות חייבת להיות מורשית לשימוש על ידי גופים רשמיים אלה. חברה או בית עסק שיציגו מידע שהופק על ידי תוכנה שאין לה את הרישיון המתאים עלולים לשאת בתוצאות חמורות שאף יכולות להגיע עד כדי העמדה לדין. התחום הכספי והכלכלי אינו כזה שניתן להקל בו ראש וחובה לעשות הכל כפי הנדרש בחוק.