בשנים האחרונות כל פעולה שמבצעים במקום העבודה מגובה בתוכנה מתאימה וייעודית על פי הנושא שאליו היא קשורה. ישנן תוכנות הקשורות בתחום של ניהול מלאי ומחסנאות, תוכנות שהנושא שלהן הוא ייבוא ו/או ייצוא, תוכנות ייעודיות בתחום של כשר העובדים ועוד. כך גם ניתן למצוא כיום סוגים שונים של תוכנת הנהלת חשבונות שנבדלים זה מזה בפונקציות ויכולות או בהתאמה לסוגים שונים של בתי עסק, חברות או ארגונים.

מכיוון שהתחום של תוכנות מחשב לכל צורך הוא מאד נפוץ, מקובל וזמין כיום, התוכנות עברו מהפך וכיום הן מאד ידידותיות למשתמש, מעוצבות באופן גראפי נאה לעין וקל מאד ללמוד כיצד להשתמש בהן. גם מי שכבר בקיא ומיומן בשימוש בתוכנה עלול להיתקל מדי פעם בקשיים ובמקרים שכאלה התוכנה בעצמה יכולה לעזור לו והוא יכול לקבל הוראות כתובות היישר ממסך המחשב בעודו יושב ומנסה לעבוד באופן שוטף על פי הגדרות התפקיד שלו. אין הוא חייב להפסיק את העבודה ולחפש עזרה או תמיכה, שכן כל התשובות תגענה לבד דרך התוכנה.

כיצד תוכנת הנהלת חשבונות יכולה להיות ידידותית למשתמש?

כאמור, כבר בשלב פתיחת התוכנה על המחשב ניתן להרגיש שמדובר בתוכנה נוחה אם היא מעוצבת בצורה נאה, באופן שנעים להסתכל ובצבעים שאינם בוהקים מדי ועלולים לגרום לחוסר נוחות בעיניים. מלבד זאת, הסוד לתוכנה נוחה באמת טמון מספר המסכים שבה. כאשר התוכנה מורכבת מכמה וכמה מסכים, כשלכל אחד יש תפקיד אחר ושונה, קל מאד להתמצא בה ואל ללכת לאיבוד, שכן פשוט צריך לדעת באיזה נושא עובדים עכשיו ומיד לגשת אל המסך או החוצץ הרלוונטי.

בנוסף לדברים האלה, יכולות להיות הגדרות בתוכנה שייתנו חיווי למשתמש במידה והוא מקיש מקש שאינו מתאים או אינו חוקי לשדה מסוים. לדוגמא, התרעה כאשר מקש ה- CAPS LOCK מופעל או כאשר המשתמש מנסה ללחוץ על מקש של מספר בשדה שאמור להכיל אותיות בלבד. כאשר מיד תופיע על המסך חלונית עם הערה בנוגע לשגיאה, המשתמש יוכל מיד לתקן ולוודא ביצוע נכון.