כל בית עסק חייב שתהיה לו תוכנת הנהלת חשבונות המותקנת לפחות על המחשב של עובד אחד. בבתי עסק וחברות גדולות ישנם אפילו כמה עובדים במחלקת הנהלת חשבונות ולכן התוכנה צריכה כמובן להיות מותקנת גם אצלם ונגישה וזמינה להם. לפני שרוכשים תוכנה העוסקת בהנהלת חשבונות ישנם כמה דברים שכדאי וחשוב לקחת בחשבון על מנת לוודא שהתוכנה מורשית ומאושרת לביצוע המטלות החיוניות של הנהלת החשבונות. כך כאשר מדובר בכל בית עסק, ללא חשיבות האם מדובר בעסק קטן או גדול.

הדבר החשוב ביותר לבדוק כאשר יוצרים קשר עם חברה המוכרת ומשווקת תוכנת הנהלת חשבונות הוא שהתוכנה קיבלה את כל האישורים מטעם רשויות המיסים בארץ והיא חוקית ותקנית. השלב הבא הוא להגדיר אילו פונקציות דרושות לעבודה באופן שוטף והן חייבות להיות מותקנות בתוכנה. למשל, ישנם בתי עסק שלא שולחים פריטים או מוצרים ללקוחות, ולכן לאלה אין צורך בהפקת תעודות משלוח.

השלבים הבאים מתבצעים כבר בבית העסק עצמו. יתבצע שלב של התקנת התוכנה על גבי המחשבים שבהם היא עתידה להיות בשימוש, בדרך כלל כאמור במחשבים שבמחלקת הנהלת חשבונות ולעיתים גם במחשבו של אחד מהמנהלים הפיננסיים אם מדובר בחברה גדולה. העובדים יקבלו הכשרה והדרכה כדי שיידעו בדיוק מה עליהם לעשות, איך הם מגדירים נתונים שונים שנכונים ורלוונטיים ספציפית לבית העסק, וכמובן יקבלו פרטי התקשרות למקרה שיש תקלה או בעיה בתוכנה.

כאשר רוכשים תוכנת הנהלת חשבונות חשוב מאד לוודא שישנה תמיכה של לאחר המכירה וההתקנה כדי להיות סמוכים ובטוחים שלתוכנה יש גב ויש מי שייקח אחריות ויעזור במידה ומתגלה שגיאה או תקלה. שמירה על כל השלבים שהוזכרו כאן יבטיח שהתוכנה מגיעה מבית טוב ומנוסה במתן תמיכה ואחריות ובבוא העת גם יתקבל מענה בתחום של שדרוג או עדכונים שוטפים שיהיה צורך לבצע בתוכנה עם חלוף פרק זמן מסוים. במידה וכל הדברים האלה יוצעו בתמורה למחיר הרי שמדובר בתוכנה טובה ואיכותית.