כאשר ישנו שינוי בבית עסק ויש צורך לרכוש ולהתקין תוכנת הנהלת חשבונות חדשה במקום הישנה, ישנן כמה פעולות שצריך לבצע על מנת לוודא שהתוכנה תעבוד כמו שצריך כבר מההתחלה. ראשית, נציגי תוכנה וחומרה של החברה שממנה נרכשה התוכנה צריכים להגיע ולהתקין את התוכנה ובנוסף גם את השדרוגים והתוספות, במידה ונרכשו כאלה על ידי בית העסק. הנציגים גם יוודאו שהתוכנה מותקנת כראוי, שלא נמחקו נתוני מידע חשובים מהמחשב ושהתוכנה שמורה על כונן שיש בו מספיק מקום וזיכרון.

השלב הבא הוא הדרכה של העובדים, אלה השייכים למחלקת חשבונות ו/או שכר, מפני שהם אלה שיעבדו מדי יום עם התוכנה ולכן עליהם להכיר אותה על בוריה, כולל כל הפונקציות והאפשרויות שהיא מציעה, גם את אלה שמבצעים רק פעם אחת ברבעון או פעם אחת בשנה. בנוסף ילמדו העובדים כיצד לפנות אל החברה לצורך קבלת שירות ותמיכה במידה וישנה תקלה או שישנה בעיה עם תפקוד התוכנה.

לעיתים הפעולות האלה דרושות לא בהכרח כי הותקנה תוכנה חדשה בבית העסק, לעיתים קרובות ישנם עדכונים או שדרוגים שצריך ללמוד כיצד להפעיל אותם. לדוגמא, כאשר ישנו שינוי בגובה המע"מ או בשיעור מדד המחירים לצרכן, הנתונים החדשים חייבים להיות מעודכנים אל תוך הגדרות התוכנה על מנת שהחישובים וכל ספרי החשבונות יהיו תקינים ונכונים, אחרת בביקורת עלולות להתגלות סטיות וחריגות שיהיה קשה מאד לשחזר או לסגור. כל אחד יודע שהכלכלה בישראל דינאמית ונתונה לשינויים כל הזמן. שינויים אלה חייבים להילקח בחשבון.

בנוסף, לעיתים ישנם שדרוגים לתוכנה, כמו למשל הוספת פונקציות שהיו חסומות או שלא היו קיימות. לדוגמא, האפשרות לבצע סליקה דרך כרטיסי אשראי, להנפיק חשבונית הנושאת חתימה אלקטרונית הניתנת לשליחה דרך הדואר האלקטרוני, הפקת דו"חות רבעוניים ו/או שנתיים עבור מס ההכנסה או כל דו"חות אחרים הנדרשים להיות מוצגים במסגרת ביקורת זו או אחרת. אין ספק כי תוכנת הנהלת חשבונות המתאימה בדיוק לבית העסק תעשה את החיים קלים ונוחים עבור המשתמשים בה.