בעידן הדיגיטלי שבו המחשבים והאינטרנט שולטים בכל תחום מתחומי החיים שלנו כמעט שום מסמך רשמי אינו נרשם בכתב יד או מופק באופן ידני. כך גם בתחום של הנהלת חשבונות. מעטים הם בתי העסק שעדיין רושמים בהם חשבוניות או קבלות בכתב יד או מנוהלים רישומים בנוגע למלאי ומחסנאות. בכל חברה, ארגון ובית עסק, בין אם הם קטנים ובין אם הם גדולים, מותקנת תוכנת הנהלת חשבונות אצל מי שעוסק בתחום זה ובאמצעות תוכנה זו מתנהל מעקב אחר כל ההוצאות וההכנסות של החברה.

בשוק ישנם סוגים שונים של תוכנות המיועדות לתחום של הנהלת חשבונות וסוגים אלה נבדלים זה מזה בפונקציות והאפשרויות שהם מאפשרים ללקוחות. לדוגמא, הצרכים והדרישות של עמותה שונים מהצרכים והדרישות של מתנ"ס שכל עיסוקו הוא גביית תשלומים בגין חוגים ופעילויות תרבות. כל בית עסק או משתמש צריך להתאים את התוכנה לצרכים שלו וכך מובטחת לו עבודה מוצלחת בתחום המעקב התקין אחר החשבונות של בית העסק.

ישנו בסיס של פעולות חשבונאיות שניתן בדרך כלל לבצע בכל התוכנות העוסקות בהנהלת חשבונות, ומעבר לכך ישנם שדרוגים או תוספות, כל בית עסק על פי מה שדרוש לו. תוספות אלה יכולות להיות אפשרות של סליקה באמצעות כרטיסי אשראי, העברת תשלום מס"ב, הנפקה ושליחה של חשבוניות הנושאות חתימה אלקטרונית דיגיטלית ועוד. ישנם סוגים המתאים, כאמור, לחוגים או לניהול חשבונות בבתי ספר, תוכנות עבור עמותות או עסקים הפטורים ממס ועוד.

ישנן תוכנות רבות המשלבות בתוכן תוכנת הנהלת חשבונות עם פונקציות הקשורות בשכר ודרכן ניתן להפיק תלושי שכר לעובדים בחברה, לבדוק מאזנים שונים הקשורים במשכורות ועוד. חשוב מאד לדעת שכאשר רוכשים תוכנת הנהלת חשבונות צריך לקבל עבורה שירותים של אחריות ותמיכה כדי שבמידת הצורך אפשר יהיה לפנות אל מי שמכר ולקבל ממנו את כל השירותים הדרושים. בית העסק לא יוכל להמשיך לתפקד באופן תקין במידה והתוכנה לא תעבוד בצורה תקינה ועלולות להיווצר שגיאות בדו"חות הכספים.