כל מי שעוסק בתחום של הנהלת חשבונות יודע שכבר מזמן לא מבצעים את הבדיקות, החשבונות והמעקב אחר הנתונים באופן ידני. ישנם נתונים ומספרים רבים שצריכים להילקח בחשבון ופליטת סיכומים ו/או דוחות חייבת להיות מדויקת עד רמת השקל הבודד. כל טעות או חישוב שגוי עלולים להביא איתם שגיאות נוספות שאם יעמדו לביקורת – עלולים לסכן את העסק בדיווחים כוזבים. כאשר מדובר בעמותה מקבל עניין זה חשיבות גדולה אפילו יותר, מפני שמי שעוסק בעמותה כנראה עושה זאת בהתנדבות ולכן חשוב מאד לוודא שהחשבונות מתנהלים בצורה תקינה, נכונה וכמובן שקופה.

ישנם בשוק כמה וכמה סוגים של תוכנות המיועדות לתחום של הנהלת חשבונות וישנה גם תוכנת הנהלת חשבונות המיועדת לצרכים של עמותות וכבר בהגדרות שלה מוגדרות נתונים ו/או פרטים חשובים שרלוונטיים אך ורק לעמותות. מי שלומד את התחום של הנהלת חשבונות יודע כיצד ליישם את מה שלמד ולנהל את החשבונות של העמותה כפי שדורש החוק וכאשר התוכנה שאיתה הוא עובד תומכת בנתוני העמותה הרי שהעבודה שלה תהיה קלה וחלקה.

התחום של הנהלת חשבונות, כשמו כן הוא – אחראי על ניהול כל הכספים היוצאים והנכנסים של בית עסק. כאשר מדובר על ההכנסות וההוצאות – הכוונה היא לכל ההוצאות ולכל ההכנסות, מכל הסוגים ומכל המקורות או הספקים. על מנת להזין נתונים באופן נכון צריך לדעת ולהגדיר את מטרת העמותה, את מספר האנשים המועסקים בה ומה גובה ההכנסות וההוצאות שצפויים להיכנס ולצאת מחשבון הבנק במהלך השנה.

חשוב מאד שההתקנה של תוכנת הנהלת חשבונות תתבצע באופן חוקי ורשמי על מנת שהחומר והנתונים שיוכנסו יישמרו ולא תתרחש שום תקלה. כל חברה המציעה למכירה תוכנות לצורך זה מעניקה גם תמיכה ושירות מהירים במקרה שיש תקלה בתוכנה או שהתוכנה אינה עובדת כמו שצריך. חשוב מאד להקפיד לעבוד עם התוכנה אך ורק באופן שמוגדר תחת הגדרות הביצוע שלה כדי שלא לטעות וליצור תמונת מצב חשבונאית מוטעית אודות החשבון של בית העסק או העמותה.